ELOoffice 11

Dokumente einfach digital verwalten

Starten Sie mit ELOoffice in die Welt des digitalen Dokumentenmanagements.

• Dokumente digitalisieren und archivieren
• Automatisierte Rechnungsablage
• E-Mails sicher archivieren
• Daten und Dokumente schnell finden

Ihr digitales Büro mit ELOoffice: strukturierte und vorgangsbezogene Ablage von bis zu 800 000 Dokumenten – Rechnungen, Verträge, E-Mails und vieles mehr archivieren und schnell und einfach wiederfinden.

Die wichtigsten ELOoffice Funktionen im Überblick :

• Rechnungen und Verträge automatisiert ablegen
• Angebote und Auftragsbestätigungen schnell wiederfinden
• E-Mails sicher archivieren
• Verschlagwortung von Dokumenten mit einem Klick
• Gesetzliche Vorgaben der Archivierung einhalten
• Praktische Integration in Microsoft Office
• Unterwegs auf Dokumente in ELOoffice zugreifen
• Überblick behalten bei Fristen, Rechnungen und Verträgen

WENIGER PAPIER, MEHR ÜBERBLICK

Steigen Sie mit ELOoffice in das digitale Dokumentenmanagement ein. Dadurch bleibt mehr Zeit für das Wesentliche.

WARUM EIN DMS?

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) wie ELOoffice unterstützt Sie dabei, Papierdokumente, digitale Dokumente und E-Mails an einem zentralen Ort verwalten und nutzen zu können. Wichtige Infor­ma­tionen sind mit Hilfe eines DMS schneller auffindbar und stehen jederzeit zur Verfügung. So behalten Sie immer den Überblick über Ihr Business.
Zudem schaffen Sie mit einem Dokumentenmanagement-System die besten Voraussetzungen für eine rechtskonforme Ablage Ihrer Dokumente. Eine Reihe von gesetzlichen Anforderungen machen den Einsatz eines DMS erforderlich.

IHRE VORTEILE

(zum vergrößern Bild anklicken)

HIGHLIGHTS

Rechnungen und Verträge immer im Blick
Die neue ELOoffice Archivvorlage sorgt für Ordnung und mit nur einem Klick erzeugen Sie übersichtliche Auswertungen zu wichtigen Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen und Personalakten.

• Vorgegebene Beispielstruktur zur übersichtlichen Ablage
• Auswertungen mit einem Klick
• Perfekte Ordnung im ELO Archiv

Schlagworte blitzschnell übernehmen
Mit der neuen ELOoffice Texterkennung übernehmen Sie Informationen zu einem Dokument ganz einfach. Und mit Hilfe von OCR-Vorlagen gelingt die Verschlagwortung von wiederkehrenden Dokumenten noch schneller.

• Einfache Verschlagwortung mit einem Klick
• OCR-Vorlagen für wiederkehrende Dokumente speichern
• Für PDFs und TIF-Dokumente

Ihre Daten perfekt gesichert
Die ELOoffice Datensicherung sichert Ihr ELO Archiv komfortabel auf einem frei wählbaren Medium. Wenn Sie möchten, auch in der Cloud. Konfiguriert wird die ELOoffice Datensicherung ganz einfach per Mausklick.

• Sicherungsmedium selbst frei wählen
• Datensicherung des gesamten ELO Archivs mit allen Zusatzinformationen
• Komfortables Wiedereinspielen der Sicherung über das Windows-Startmenü

ELOoffice ist unterwegs
Mit dem ELO MobileConnector erhalten Sie über Ihr Handy oder Tablett überall Zugriff auf Ihre Dokumente. Arbeiten Sie offline daran, so können Sie Ihre Dokumente später mit dem ELO Archiv synchronisieren.

• Mobiler Zugriff auf Dokumente und Ordner
• Offline arbeiten
• Änderungen bequem synchronisieren

ELOoffice IN DER PRAXIS

Machen Sie Ihre tägliche Arbeit leichter: Eine Vielzahl an Abläufen können Sie mit ELOoffice perfekt erledigen.

Anhand der folgenden Anwendungsfälle sehen Sie praxisnah wie vielfältig Sie ELOoffice nutzen können. Erfahren Sie selbst, welche Möglichkeiten Ihnen ELOoffice bietet.

GESCHÄFTSDOKUMENTE VERWALTEN UND NUTZEN

ELOoffice hilft Ihnen, Ihre Geschäftsdokumente sicher und rechtskonform an einem zentralen Ort aufzubewahren. Doch das ist nicht alles: Wichtige Dokumente, mit denen Sie täglich arbeiten und über die Sie immer den Überblick behalten wollen, finden Sie mit der fortschrittlichen Suchtechnologie von ELOoffice blitzschnell. Schaffen Sie die perfekte Ordnung mit der neuen ELOoffice Archivvorlage: Ihre Dokumente werden damit automatisch am richtigen Ort in ELOoffice abgelegt. Mit nur einem Klick können Sie dann ganz einfach Auswertungen und Übersichten zu Rechnungen, Belegen, Verträgen oder Personaldokumenten erstellen. So haben Sie Ihr Business immer im Blick.

MOBILES ARBEITEN LEICHT GEMACHT

Mobilität und Flexibilität sind in der heutigen Arbeitswelt entscheidende Faktoren für Erfolg. ELOoffice unterstützt Sie mit vielen Einsatzmöglichkeiten bei der mobilen Arbeit: Als iOS-Nutzer können Sie mit der App ELO QuickScan Dokumente von unterwegs erfassen und diese direkt an ELOoffice senden. Sammeln Sie mit ELO Connect sämtliche Dateitypen auf Ihrem mobilen Gerät, um diese anschließend an ELOoffice zu übertragen. Wenn Sie wichtige Geschäftsdokumente zu einem Kundentermin mitnehmen möchten, nutzen Sie einfach den ELO MobileConnector: So können Sie auch offline an Ihren Dokumenten arbeiten und Änderungen dann wieder mit ELOoffice synchronisieren. Für volle Flexibilität können Sie ELOoffice auch in der Cloud nutzen.

GEMEINSAM MIT DOKUMENTEN ARBEITEN

Eine gute Teamarbeit und die unternehmensweite Verfügbarkeit von Wissen sind ein wichtiger Wettbewerbsvorteil. ELOoffice fördert die Zusammenarbeit bereits mit einer ganzen Reihe an grundlegenden Funktionen. Dazu gehören die Verwaltung von Dokumentenversionen, der einfache Versand von Dokumenten über ELO Links oder auch die Benachrichtigung über anstehende Aufgaben. Damit ist sichergestellt, dass alle Beteiligten jederzeit über den aktuellsten Wissensstand verfügen. Über die Vergabe von Berechtigungen legen Sie individuell fest, welche Dokumente für einzelne Mitarbeiter sichtbar sind. Zusätzlich können Sie Ihre Dokumente mit Hilfe eines so genannten selbsttragenden Archivs bequem für Externe zur Ansicht zur Verfügung stellen. So klappt die Zusammenarbeit auf allen Ebenen perfekt, zum Beispiel mit dem Steuerberater.

NICHTS MEHR VERPASSEN MIT ELOoffice

Professionelles und effizientes Arbeiten ist möglich, wenn Fristen eingehalten werden, Verträge und Laufzeiten im Blick bleiben und die Vorteile von Skonti ausgeschöpft werden. Mit der Aufgabenfunktion von ELOoffice verpassen Sie keinen Termin mehr. Definieren Sie Dokumente mit einem Klick zur Wiedervorlage und legen Sie Termine fest, an denen Sie an einzelne Geschäftsdokumente erinnert werden wollen. Selbstverständlich können Sie auch Mitarbeitern jederzeit Dokumente zur Bearbeitung zuweisen. Und wenn neue Aufgaben vorliegen, weist ELOoffice Sie bereits beim Programmstart darauf hin – einfacher geht es nicht.

ELOoffice FUNKTIONSÜBERSICHT

Mit einem Gesamtvolumen von 200 000 Dokumenten pro Archiv in maximal vier Archiven mit je 32 Archivebenen bietet ELOoffice für bis zu 10 Anwender pro Netzwerk umfangreiche Möglichkeiten.*

Wichtige Funktionen

• E-Mails archivieren: Einfache, übersichtliche Verwaltung von E-Mails
• Rechte verwalten: Rechtevergabe für Mitarbeiter und Teams
• PDF/A und TIFF: Mit Sicherheit langzeitarchiviert
• Dokumente als PDF versenden: Automatische Umwandlung im System
• Termingerechtes Arbeiten: Wiedervorlagetermin bei der Ablage anlegen
• Lernfähiger Ablageassistent: Zeit sparen mit lernfähigen Tools
• Ablagepfade automatisch anlegen: Automatische Ablage durch Indexinformationen
• Haftnotizen und Stempel: Digitales Arbeiten mit Stift, Stempel und Co.
• Stapelverarbeitung: Daten vollständig automatisch verarbeiten
• Multifunktionsleiste: Übersichtlich und intuitiv
• Einhalten von Aufbewahrungs- und Löschfristen
• ELOoffice Datensicherung

Archiv

• Schnelles Arbeiten mit den bekannten Ordnungsmechanismen (Archiv, Aktenschrank, Ordner, Register)
• Voraussetzungen für die Archivierung Ihrer Dokumente gemäß den gesetzlichen Vorgaben
• Langzeitarchivierung im TIFF- und PDF/A-Format
• Dublettencheck zur Vermeidung mehrfach abgelegter Dokumente
• Standard-Archivvorlage inkl. Rechnungseingang, Akten, Ablagemasken und Beispieldokumenten

Dokumentenanzeige

• Anzeige aller gängigen Dokumentenformate im Originalformat
• Lesbarkeit für Externe durch den Versand jeglicher Dokumentenformate aus dem Archiv als PDF über E-Mail
• Unterschiedliche Ansichten wie Zoom, Vollbild und Ausschnitt-Anzeige
• Einfaches Verwalten grafischer Dokumente, Bilder und PDF-Dateien dank DIA-Vorschau

ELOoffice Suche

• Schnelle Direktsuche
• Individuell anpassbar durch unterschiedliche Such-/Filterfunktionen
• Umfassende Volltextrecherche

E-Mail-Archivierung

• Umfassende, schnelle und projektbezogene E-Mail-Archivierung durch Microsoft Outlook Integration
• Automatische Übernahme der Suchbegriffe aus der E-Mail
• Automatische E-Mail-Ablage durch Synchronisierung

ELOoffice Informationserfassung

• Komfortables Drag & Drop von Dokumenten ins Archiv
• Direkte Dokumentenablage aus Microsoft Office und Outlook
• Automatische, schnelle Ablage und Verschlagwortung
• Einfache Textinformationen aus Dokumenten (TIFF, PDF)

Handhabung

• Automatische Ablage
• Bildverbesserung
• Individuelle Scanprofile
• Volltextrecherche
• Microsoft Office, OpenOffice werden unterstützt
• Standardisierte Schnittstelle
• Unterschiedliche Such-/Filterfunktionen
• Definition eigener Ablage- und Suchmasken
• Automatische Verschlagwortung für eine schnelle Dokumentenablage
• Synchronisieren mit mobilen Geräten
• Mobiles Erfassen von Dokumenten

Teamarbeit

• Übersichtliche Verwaltung unterschiedlicher Versionen eines Dokuments dank Check-In und Check-Out
• Wiedervorlage-Funktion für termingesteuerte Projekte
• Sichere Verwaltung der Versionshistorie beim Ändern von Dokumenten
• Vergleichen unterschiedlicher Versionen eines Dokuments
• Haftnotizen: Allgemeine / persönliche Haftnotiz
• Sicheres Speichern und Verwalten elektronischer Signaturen (optional)

Sicherheit

• Rechtevergabe durch Anwender- und Schlüsselverwaltung
• 128 Bit-Verschlüsselungsalgorithmus
• Checksummen-Funktion
• Auslagerung auf portable Speichermedien
• Elektronische Signatur (optional)

* Bei Annahme von 10 Dokumenten, die täglich verarbeitet/archiviert werden: 365 Tage x 10 Dokumente = 3 650 Dok./Jahr. Somit würde ein Archiv mit 200 000 Dokumenten 54 Jahre lang ausreichen.

Systemvoraussetzungen:

Minimum:

• CPU mit 1 GHz, 1 GB RAM
• Bildschirmauflösung XVGA (1024 x 768) mit 24 Bit Farbtiefe
• 1 GB freier Festplattenspeicher für das Programm

Mögliche Betriebssysteme:

• Windows 11 Home/ Professional
• Windows 10 (32/64 Bit)

Optional:

• TWAIN-kompatible Scannersysteme
• Netzwerkscanner
• Microsoft Office 2019
• Microsoft Office 2016
• Microsoft Office 2013
• Microsoft Office 2010

Download-Größe

589 MB

Geschätzte Downloadzeit

DFÜ (56 kBit/s)	23 Std. 22 Min.
DSL/Kabel (256 kBit/s)	5 Std. 7 Min.
DSL/Kabel (768 kBit/s)	1 Std. 42 Min.
DSL/Kabel (1,6 MBit/s)	52 Min.
DSL/Kabel (6 MBit/s)	13 Min.
DSL/Kabel (16 MBit/s)	5 Min.

1. Produkt auswählen

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2. Wahl der Zahlungsmethode

Download-Artikel können auf unterschiedliche Weise bezahlt werden: PayPal, Sofortüberweisung, Amazon Payments, Vorauskasse oder Zahlung auf Rechnung (Bestandskunden). Wir empfehlen Ihnen die Bezahlung mit PayPal, Sofortüberweisung, Amazon Payments oder Zahlung per Rechnung (Bestandskunden), da der Zahlungseingang in der Regel direkt registriert wird und Sie die Downloadinformationen sofort per E-Mail erhalten, um mit Ihrem Download beginnen zu können.

Falls für Ihren Artikel ein Backup-Datenträger erhältlich ist, können Sie diesen optional zu Ihrem Produkt dazu bestellen. Den Datenträger erhalten Sie separat per Post.

Wählen Sie Ihr Zahlungsmittel aus:

    

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3. Bestellbestätigung und wichtige Hinweise

Download-Informationen per E-Mail

In unserer ersten E-Mail nach Ihrer Bestellung erhalten Sie eine Bestellbestätigung.

Nach dem Zahlungseingang bei uns wird an Sie eine weitere E-Mail versandt, in der Sie ausführliche Informationen zum Download wie beispielsweise Download-Links oder gegebenenfalls Seriennummern zu Ihrem Download-Produkt erhalten.

Download-Informationen in Ihrem Kundenkonto

Falls Sie ein Kundenkonto bei uns erstellt haben, erhalten Sie in der Bestellbestätigung zusätzlich einen Link zu Ihrem Kundenkonto, in dem Sie die Download-Informationen zu Ihrem Produkt jederzeit aufrufen können.

So sieht der Link in der Bestellbestätigung aus:

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4. Download der Installationsdateien

Durch den Klick auf den Download-Link zu Ihrem Download-Produkt laden Sie die benötigten Dateien zur Installation Ihrer Software herunter.

Falls Ihre Software einen Lizenzschlüssel benötigt, haben Sie diesen in der E-Mail mit den Download-Informationen erhalten. Sie können diese Informationen, falls Sie ein Kundenkonto bei uns besitzen, auch in Ihrem Kundenkonto jederzeit einsehen.

Wir beziehen sämtliche Software-Lizenzen sowie Boxprodukte unseres kompletten Produktportfolio nachweislich direkt von den einzelnen Herstellern und/oder von den vom Hersteller beauftragten und autorisierten Distributionen.

Mit Kauf dieses Artikels haben Sie automatisch einen Installations-Support durch den Hersteller erworben. Die Hersteller können mit fundiertem Wissen und technischen Werkzeugen evtl. auftretende Installationsprobleme oder Probleme im Programmablauf auf schnellstem Wege analysieren und beheben.

Aus diesem Grund bitten wir um Verständnis dafür, dass unsere Hotline im Sinne aller Kunden, nicht für eine allgemeine Installationsberatung oder Telefonsupport zur Verfügung stehen kann. Bitte wenden Sie sich aus diesem Grund bei Problemen der Installation oder Registrierung Ihres Produktes direkt an den Hersteller Elo Digital Office unter: Elo Digital Office Supportseite 

Datensicherung

Texterkennung

Archivvorlage