Mit Lexware fit für die E-Rechnung

Die E-Rechnung wird im Geschätsverkehr zwischen Unternehmen verpflichtend. Doch was bedeutet das genau für die Betriebe? Auf dieser Themenseite geben wir Ihnen Antworten auf die drängendsten Fragen rund um das Thema E-Rechnung und die kommende E-Rechnungspflicht.

Schnell

Mit den Produkten von Lexware sind Sie bestens auf die Einf¨hrung der E-Rechnung vorbereitet. Lexware bietet Ihnen schon heute einfache Lösungen, um E-Rechnungen direkt aus der Software zu versenden.

Effizient

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ZuGFeRD oder XRechnung ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, welches eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Zudem muss sie den Vorgaben der EU-Richtlinie entsprechen.

Sicher

Die Archivierung der E-Rechnung erfolgt in elektronischer Form, immer entsprechend der GoBD-Vorschriften. Ein standardisiertes Format ist z. B. PDF/A.

Einführung in die elektronische Rechnungspflicht

Definition der E-Rechnung

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist ein digitales Dokument, das alle gesetzlichen Informationen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format enthält. Sie wird elektronisch erstellt, übermittelt und verarbeitet, was die gesamte Rechnungsabwicklung beschleunigt und präzisiert.

Gründe für die Umstellung

Schritte zur Umstellung

  1. Softwareauswahl: Wählen Sie eine geeignete Software, die E-Rechnungen erstellen und verwalten kann.
  2. Schulung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software.
  3. Integration: Integrieren Sie die Software in Ihre bestehenden Buchhaltungssysteme.
  4. Testphase: Führen Sie eine Testphase durch, um sicherzustellen, dass alle Prozesse reibungslos funktionieren.
  5. Vollständige Umstellung: Nach erfolgreicher Testphase stellen Sie vollständig auf E-Rechnungen um.

Gesetzliche Rahmenbedingungen

Öffentliche Auftraggeber sind bereits verpflichtet, E-Rechnungen zu verwenden. Seit dem 27. November 2020 müssen auch alle Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD einreichen. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht auf alle B2B-Unternehmen ausgeweitet.

Vorteile der E-Rechnung

übergangsfristen und Ausnahmen

Es gibt übergangsfristen für kleine Unternehmen und bestimmte Rechnungsarten. Beispielsweise dürfen Kleinbetragsrechnungen (unter 250 Euro) und Rechnungen an Endverbraucher weiterhin in Papierform oder als PDF erstellt werden.

Handlungsempfehlungen

Praktische Tipps

Der zentrale Vorteil der E-Rechnung liegt in der durchgängigen digitalen Verarbeitung. Rechnungen können ortsunabhängig erstellt und bearbeitet werden, was die Effizienz und Genauigkeit erhöht und Fehler reduziert. Elektronische Rechnungen müssen gemäß den GoBD-Vorschriften archiviert werden. Dies bedeutet, dass sie unveränderbar und manipulationssicher gespeichert werden müssen. Der Gesetzgeber bevorzugt die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Beide Formate bieten spezifische Vorteile und Einsatzbereiche.

Zukünftige Entwicklungen

Die E-Rechnungspflicht wird schrittweise eingeführt, und Unternehmen sollten sich frühzeitig darauf vorbereiten. Langfristig wird die E-Rechnung die Papierrechnung im B2B-Bereich weitgehend ersetzen.

eBook: E-Rechnung

Die Digitalisierung hat alle Aspekte unseres Lebens durchdrungen. Auch das Rechnungswesen bleibt davon nicht unberührt. Mit diesem eBook sind Sie vorbereitet, wenn die E-Rechnungspflicht auch die B2B-Branche erreicht!

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Die Übergangsfristen im Überblick

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen machen, zwingend in der Lage sein, elektronische Rechnungen gemäß der EU-Norm EN 16931 zu empfangen. Noch bis 2027 gibt es für den Versand von elektronischen Rechnungen jedoch unter bestimmten Voraussetzungen Übergangsfristen.

Übergangsfristen

Häufig gestellte Fragen zum Thema E-Rechnung

  1. Wann wird die E-Rechnung Pflicht?

    Der Bundesrat hat am 22.03.2024 der Einführung der E-Rechnungspflicht im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B-Bereich) zugestimmt. Am 01.01.2025 tritt das Gesetz in Kraft.

  2. Wie sind die Übergangsfristen definiert?

    Übergangsfrist: bis Ende 2026 - Bis Ende 2026 kann anstelle einer E-Rechnung weiterhin eine Papierrechnung oder eine in einem anderen elektronischen Format ausgestellte Rechnung versendet werden, wenn der Empfänger der Rechnung dem zustimmt.

  3. Gibt es Ausnahmen bei der E-Rechnungspflicht?

    Folgende Rechnungen sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen: Rechnungen an Endverbraucher, Rechnungen an Unternehmen im Ausland, Kleinstrechnungen unter 250 Euro, Rechnungen für Fahrausweise.

  4. Wie wird eine E-Rechnung archiviert?

    Die Archivierung der E-Rechnung erfolgt in elektronischer Form, immer entsprechend der GoBD-Vorschriften. Ein standardisiertes Format ist z. B. PDF/A.

  5. Wie kann ich auf E-Rechnung umstellen?

    Anbieter gängiger Buchhaltungssoftware bieten unterstützende Funktionen zur Handhabung von E-Rechnungen an, so auch Lexware. Oftmals sind Updates oder Erweiterungen erhältlich, um E-Rechnungsfunktionen hinzuzufügen.

Unsere Lexware-Lösungen zur E-Rechnung im Überblick

Produkte von Lexware annehmen & verbuchen erstellen & versenden
Lexware buchhaltung (basis, plus, pro, premium) Ja
Lexware faktura+ auftrag (basis, plus) Ja
Lexware warenwirtschaft (pro, premium) Ja
Lexware handwerk (plus, premium) Ja
Lexware business (plus, pro) Ja Ja
Lexware financial office (basis, plus, pro, premium) Ja Ja
Lexware financial office handwerk premium Ja Ja
lexoffice XL (ab Sommer 2024) Ja Ja